小区首次业主大会会议筹备组

议 事 规 则

 

第一条 首次业主大会会议筹备组（以下简称筹备组）组成

本小区筹备组人数为     人。名单如下表：

第二条 首次业主大会会议筹备工作期限

本小区首次业主大会会议筹备工作期限为90天，自筹备组成立之日（以公告为准）起算。

首次业主大会会议期限（业主投票时间）为     天（10~30天）。遇特殊情况时可酌情延长一次。如需延长，需向全体业主进行公告，列明理由和延长的起止时间（具体到整时），并告知街道办事处或乡镇人民政府。

第三条 筹备组议事方式

筹备组的议事方式主要为筹备组会议。

召开筹备组会议的会议场所由筹备组组长协调确定。

所议事项无需讨论，仅需筹备组成员提出表决意见的，可采取微信、短信等简易方式议事。微信、短信的内容应当及时截图作为会议记录保存。

所议事项需筹备组讨论研究的，应当通过筹备组会议形成决议。

第四条 筹备组会议的召集人、主持人

筹备组会议一般由筹备组组长负责召集、主持；组长因故不能按时召集或主持的，由组长委派副组长召集或主持。

筹备组成员    人（半数以上）以上可以共同提起筹备组会议。共同提起的，筹备组组长应当及时组织或委派副组长组织召开筹备组会议；不组织也不委派组织的，由共同提起的筹备组成员推选一人为召集人、主持人。

第五条 筹备组会议流程

筹备组会议按照以下流程进行：

1．会议前由召集人/主持人收集、整理、确定议题议案；

2．主持人宣读会议议题（议程）。宣读完毕后，其他筹备组成员均可适当补充讨论议题（议程）；

3．主持人宣读第1个议题；

4．参会人员按顺序第1个议题发表意见；

5．需要表决的，参会人员对议题进行举手表决，结束第1个议题；

6．会议记录人按讨论顺序对议题、发言、表决结果等进行记录；

7．重复3~6项流程，直至本次会议全部议题讨论、表决结束；

8．参会人员在会议记录上签字。

参会人员为4~7人时，每次筹备组会议议题个数不宜超过4个；参会人员为8人以上时，每次筹备组会议议题个数不宜超过2个。

每次筹备组会议全程时间宜控制在两个小时以内。每个参会人员发表单个议题观点的时间以3~5分钟为宜。所有参会人员都应当发言参与讨论。

第六条  筹备组会议的票权及有效性规定

筹备组成员表决票权为一人一票，具有同等表决权。召集人应将会议通知送达每一位筹备组成员。

筹备组成员       人（半数以上）以上参会的，筹备组会议方为有效。筹备组会议决议需       人（半数以上）以上签字同意方为有效。持保留意见拒绝签字的，不影响决议的效力。

筹备组会议的会议纪要、决议内容应送达每一位未参会的筹备组成员。筹备组会议所议事项需对外发布或向全体业主进行公告的，由筹备组盖章并发布、公告。

第七条 筹备组会议决议

筹备组会议决议是指经过筹备组会议流程，对议题进行过讨论、表决的最终结果，该结果体现筹备组半数以上成员的意愿，由筹备组全体成员对结果承担责任。筹备组应当按照决议的结果，执行相关工作内容。

筹备组会议决议结果需向业主公告的，应当按照有关规定进行公告。

第八条 筹备组会议主要议题议案的内容

筹备组应当围绕首次业主大会会议内容开展工作。筹备组的主要工作内容包括：

1．确定筹备组成员分工（推荐分工见附件1）；

2．确定筹备组印章的刻制、保管及使用制度；

3．获取筹备所需的资料清册和图纸等事宜；

4．经费的筹备、管理和使用事宜；

5．草拟并公示《管理规约》《业主大会议事规则》《业主委员会选举办法》《业主委员会工作规则》；制定并公告《首次业主大会会议表决规则》《首届业主委员会委员候选人产生办法》《首届业主委员会选举办法》；

6．推荐业主委员会候选人；确定首次业主委员会委员候选人并公示；

7．确认并公示业主身份、业主人数及其所拥有的专有部分面积，确定业主投票权数；

8．确定首次业主大会会议召开的时间、地点、内容和形式；决定延长会议时间（投票时间）；

确定前款第5项至第8项内容，需通过筹备组决议。

第九条 筹备组会议纪要

筹备组会议需形成会议纪要（推荐格式见附件2）。

筹备组会议记录应当包括会议时间、地点、参会人员、缺席人员、主持人、会议内容（议题、发言内容、表决结果）等。

筹备组会议记录应当及时归档，保存三年以上。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1：

筹备组分工内容（推荐）

序号	姓名	筹备组 职务	主要工作内容	备注
		组  长	统筹协调，并按实际情况分派临时任务
		副组长	协助组长开展工作，并在组长缺席时代理组长职务
		文  秘	安排会议、起草文件、会议记录、资料管理等
		联络协调	与街道社区、物业服务企业、开发商联络，协调有关事宜，并上传下达、反馈跟进筹备有关事项
		资源采购	为首次业主大会会议的顺利召开提供物资、用品
		会计出纳	筹备工作的财务管理
		法务纪律	为筹备工作提供法律咨询和纪检监督，包括筹备工作的合法性要求和纪律要求，以及《管理规约》《业主大会议事规则》等各类文件的合法性与权利义务的设定等内容
		宣传发动	通知公示、意见建议的收集与回复解释、筹备工作动态的发布等
		志愿服务组织	组织志愿者参与宣传、为业主解惑答疑、建言献策等
		其  他	根据筹备组组长的安排，协助有关工作

 

附件2：

筹备组会议纪要格式（推荐）

会议时间		年月日时		会议地点
主 持 人				记录人
会议议题
参会人员
缺席人员
会议内容
议 题 1	议题内容
	讨论情况
	决议情况
议 题 2	议题内容
	讨论情况
	决议情况
议 题 3	议题内容
	讨论情况
	决议情况
议 题 4	议题内容
	讨论情况
	决议情况
其他